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アシスタントマネージャー・Administration

🕒 2 days ago
施設管理オフィス運営総務・アドミニストレーションベンダーマネジメント
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📜 Description

  • 施設・総務に関する日々の問い合わせ窓口を担当する。
  • 社内イベントを企画・調整・実施し、会場、ケータリング、スケジュールなどを手配する。
  • 購買支援や請求書処理を統括し、オフィス運営の効率とホスピタリティを高める。
  • 事業の成長や運営要件を踏まえ、中長期的な施設ニーズを計画する。
  • 総務・管理業務のプロセスを設計・改善し、ガイドラインや関連文書を整備・維持する。
  • 運営予算を管理し、従業員、契約社員、サプライヤーとの関係を構築・維持する。

🛠️ Requirements

  • 施設管理、オフィスサービス、総務・アドミニストレーション、またはオフィスマネージャーとして5年以上の実務経験。
  • オフィス運営に関するベンダーマネジメントの実務経験3年以上。
  • 複数の業務を並行して管理し、不確実な状況にも柔軟に対応できる能力。
  • 従業員とのコミュニケーションや交渉を通じて、職場環境を維持・改善した経験。
  • 複雑な課題を主体的に解決し、改善機会を見つけてきた実績。
  • 日本語ネイティブレベル、英語ビジネスレベルの実務運用能力。
  • 歓迎条件:社内外イベントの企画・運営経験。CAD、Adobe Photoshop、Adobe Illustratorの利用に抵抗がないこと。
Full job description
ウーブン・バイ・トヨタについて
ウーブン・バイ・トヨタは、トヨタの100年に一度のモビリティ・カンパニーへの変革に寄与していきます。「自分以外の誰かのために」発明を続けたという歴史からインスピレーションを受けた私たちのミッションーそれは、モビリティの定義を拡げ、そしてモビリティが社会に貢献する方法を拡張し、人を想うイノベーションで、モビリティの常識に挑み続けることです。

私たちは4つの柱を中心に活動しています:自動運転・先進運転支援システム技術のAD/ADAS、SDV(ソフトウェア定義車両)のための車両ソフトウェア生産プラットフォームであるArene、モビリティのテストコースであるWoven City、そして協業基盤を支えるデジタル・インフラストラクチャのCloud & AIです。また、ビジネスに不可欠な機能がこれらのチームの実装を下支えし、一丸となって「事故ゼロ社会」と「幸せの量産」の実現に向けて取り組んでいます。

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ウーブン・バイ・トヨタについて ウーブン・バイ・トヨタは、トヨタの100年に一度のモビリティ・カンパニーへの変革に寄与していきます。「自分以外の誰かのために」発明を続けたという歴史からインスピレーションを受けた私たちのミッションーそれは、モビリティの定義を拡げ、そしてモビリティが社会に貢献する方法を拡張し、人を想うイノベーションで、モビリティの常識に挑み続けることです。 私たちは4つの柱を中心に活動しています:自動運転・先進運転支援システム技術のAD/ADAS、SDV(ソフトウェア定義車両)のための車両ソフトウェア生産プラットフォームであるArene、モビリティのテストコースであるWoven City、そして協業基盤を支えるデジタル・インフラストラクチャのCloud & AIです。また、ビジネスに不可欠な機能がこれらのチームの実装を下支えし、一丸となって「事故ゼロ社会」と「幸せの量産」の実現に向けて取り組んでいます。 ========================================================================= ========================================================================= 注意事項 ・通常、すべての面接はGoogle Meetで実施いたします。 ・現在募集中の求人票は英語版と日本語版の両方で掲載しております。つきましては、いずれか一方のみにご応募いただきますようお願い申し上げます。 ・ご応募の際には、できるだけ英文レジュメのご提出をお願いしておりますが、何らかの理由で日本語職務経歴書をご提出いただいた場合、ポジションによっては選考過程で英文レジュメの提出をお願いすることがございますので、あらかじめご了承ください。 待遇・福利厚生 ・経験に基づく業界水準に見合った給与 ・勤務時間 :フレキシブルな勤務時間 ・年次有給休暇:年間20日(初年度は入社月により日数が異なる) ・私傷病休暇:年間6日(初年度は入社月により日数が異なる) ・休日:土日、祝日、その他当社が定めた日 ・社会保険:健康保険、厚生年金保険、労災保険、雇用保険、介護保険 ・住宅手当 ・退職金制度 ・レンタカーサポート ・社内研修制度(ソフトウェア学習・語学学習) 私たちのコミットメント ・当社は機会均等な雇用を実現し、多様性を尊重しています。 ・お預かりした個人情報は、採用および入社手続きにのみ使用いたします。詳細については、個人情報規約をご覧ください。

チームについて

トヨタはモビリティの意味を再定義します。ヒト、モノ、情報、そしてエネルギーを動かし、モビリティの常識に挑み続けます。Woven Cityでは、このような様々なモビリティを生み出し、試すテストコースとして、ヒト中心の街・実証実験の街・未完成の街をコンセプトに、幸せの量産を目指します。

Woven Cityには未来のモビリティへの想いを共有する多様な仲間が集まります。Inventors(インベンターズ/発明家)、住民、ビジターは、ヒト・モビリティ・社会インフラが連携する街の形をしたテストコースで、生活をしながら様々なプロダクトやサービスを実証します。

Administrationチームは、Woven City Management(WCM)組織全体の総務・アドミニストレーション業務を統括する部門です。
管理機能を担うProject Governance組織に所属し、WCM全体へのオペレーションサポートを提供しています。


本ポジションでは、メンバーが自身の業務に集中し最大限のパフォーマンスを発揮できるよう、職場環境の整備、日常オペレーションの効率化・標準化を推進していただきます。
レポートラインはAdministrationチームのマネージャーとなり、勤務形態はハイブリッド(オフィス勤務とリモート勤務の併用)です。

Woven Cityに関する詳細は、以下をご覧ください:
https://www.woven-city.global/jpn/

求める人材

WCMにおけるファシリティ運営、オフィス改善、社内コミュニケーションイベントの企画・実行など、運営面の中核を担うアドミニストレーション アシスタントを募集します。

業務内容

  • 日々のファシリティ/アドミニストレーション業務に関する問い合わせ対応の一時窓口
  • 社内スタッフ向けイベント(全社イベント、部門イベント等)のロジスティクス調整担当
  • WCM業務やチームに対する購買サポート・請求書処理などを統括し、WCMオフィスの運営効率およびホスピタリティ向上を図ること
  • 会社の成長やオペレーション要件を踏まえ、中長期的なファシリティニーズを企画・立案すること
  • 総務・管理オペレーションのプロセスを設計・改善し、ガイドラインおよび関連ドキュメントを整備・維持すること
  • 社内スタッフ向けイベント(全社イベント、部門イベント等)を企画・調整・実行し、会場手配、ケータリング、スケジュール調整などのロジスティクスを含め、チームの一体感とポジティブな職場文化の醸成を推進すること
  • オペレーション予算をモニタリング・管理し、コスト効率と財務面の健全性を確保すること
  • WCMの全従業員、契約社員、サプライヤー担当者との間で、信頼に基づく良好な関係を構築・維持すること
  • 業務上のニーズに応じて、出張が発生する場合があります
  • 必須条件

  • ファシリティマネジメント、オフィスサービス、総務・アドミニストレーション、またはオフィスマネージャーとしての実務経験5年以上
  • オフィスオペレーションに関するベンダーマネジメントの実務経験3年以上
  • 複数のタスクを同時並行で管理でき、不確実性の高い状況においても柔軟に対応できること
  • 従業員とのコミュニケーションやネゴシエーションを通じて、職場環境の維持・改善を推進してきた経験
  • 複雑な課題に対し、主体的かつ継続的に取り組みながら解決へ導き、改善の機会を自ら見出してきた実績
  • 日本語:ネイティブレベル、英語:ビジネスレベルでの実務運用能力
  • 歓迎条件

  • メンバーや組織を支えることに喜びを感じる、ホスピタリティマインド
  • 多様なメンバーやステークホルダーと、明るく前向きにコミュニケーションができる方
  • 社内外イベントの企画・運営経験
  • CAD、Adobe Photoshop、Adobe Illustratorなどのアプリケーションの利用経験に抵抗がない方
  • Vivo

    Assistente Técnico - Exclusivo para Pretos e Pardos

    🕒 2 days ago
    Vivo👥 10,000+ employees🏢 Telecommunications

    Monitora e encaminha administrativamente atividades de serviços ao cliente relacionadas à instalação, defeitos e aprovisionamento, seguindo práticas de saúde, segurança ocupacional e gestão ambiental.

    Monitoramento De Serviços Ao ClienteTratamento De Atividades De ServiçoEncaminhamento Administrativo De ProcessosInstalação
    JYSK Canada

    Property Manager

    🕒 2 days ago
    JYSK Canada👥 51 - 200 employees🏢 Retail

    Oversee a commercial real estate portfolio by administering leases and property data in Yardi Breeze, coordinating property operations and tenant relations, and supporting finance and leasing activities.

    Yardi BreezeLease AdministrationCommercial Property ManagementCorporate Real Estate Administration
    Cleantech Service Group

    Hybrid Caretaker

    🕒 2 days ago
    Cleantech Service Group👥 11 - 50 employees🏢 Facilities Services

    Maintains building operations through janitorial, handyman, and caretaker duties, including site upkeep, access and security tasks, tenant support, administrative reporting, and coordination with the property manager.

    Building MaintenanceJanitorial ServicesHandyman DutiesSite Maintenance

    Oversee Woven City Management’s facilities and administrative operations, improve workplace processes, plan office needs, coordinate staff events, manage budgets, and support a welcoming, efficient work environment.

    📍 🇯🇵 Tokyo - Hybrid💼 Full-Time🎹 Mid-level⚒️ Operations Manager📢 🇬🇧 English Required📢 🇯🇵 Japanese Required
    Facilities ManagementAdministrative OperationsVendor ManagementOffice Services

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