Administrator, Climate Solutions / Administratrice ou administrateur, solutions climatiques

Company Description

ABOUT US

The David Suzuki Foundation is a Canadian environmental non-profit organization, founded in 1990. We operate in English and French, with offices in Vancouver, Toronto and Montreal. We are a Canadian settler organization working to advance climate solutions, help nature thrive and build sustainable communities, respecting the rights, title and sovereignty of Indigenous nations. We believe Indigenous leadership is key to our collective future. We aim to work with a broad spectrum of people and organizations throughout Canada, including Indigenous communities, all levels of government and people who care about environmental justice, to find solutions to create a sustainable Canada. 

We use scientific research, traditional ecological knowledge, innovative policy and legal solutions, communications and public engagement to pursue our mission to protect nature’s diversity and the wellbeing of all life, now and for the future. We envision a world where we all act every day on the understanding that we are interdependent with nature and with each other. 

To address the intersection of the climate and biodiversity crises with social justice and equity, the David Suzuki Foundation is committed to promoting equity, diversity and inclusion. As an organization, we are on a transformative journey to embed these values, decolonize our practices and become an anti-racist organization. Join us in creating a socially and environmentally just world, where diverse identities, lived experiences and world views are valued as essential to our collective future. 

Dans cette description de poste, la traduction française figure sous la version anglaise pour chaque section.

À PROPOS DE NOUS

Fondée en 1990, la Fondation David Suzuki est un organisme environnemental canadien à but non lucratif. Nous travaillons en anglais et en français et nous avons des bureaux à Vancouver, à Toronto et à Montréal. Nous sommes un organisme canadien allochtone qui œuvre au déploiement de solutions climatiques, d’une nature florissante et de collectivités durables, en respectant les droits, le titre et la souveraineté des nations autochtones. Selon nous, le leadership autochtone est vital pour notre avenir collectif. Or, afin de trouver des avenues vers un Canada durable, nous visons à travailler avec un vaste éventail d’acteurs et actrices au pays, dont les communautés autochtones ainsi que tous les paliers de gouvernement et les personnes qui se soucient de la justice environnementale.  

Pour poursuivre notre mission, celle de préserver la diversité de la nature et le bien-être de toutes les formes de vie, maintenant et pour l’avenir, nous faisons appel à diverses ressources et approches : recherche scientifique, savoirs écologiques traditionnels, solutions politiques et juridiques innovantes en matière d’environnement, communications et engagement du public. Nous imaginons un monde où, chaque jour, nous agissons en comprenant notre interdépendance avec la nature ainsi que les un.e.s avec les autres.  

Face aux croisements des crises du climat et de la biodiversité avec la justice sociale et l’équité, la Fondation David Suzuki est résolue à promouvoir l’équité, la diversité et l’inclusion en s’engageant dans un parcours transformateur pour intégrer ces valeurs, décoloniser ses pratiques et devenir un organisme antiraciste. Joignez-vous à nous pour créer un monde juste socialement et écologiquement, où la pluralité des identités, des expériences vécues et des visions du monde est perçue comme cruciale pour notre avenir collectif. 

Job Description

TITLE: Administrator, Climate Solutions

TERMS: Permanent Full-Time Position (34 hours per week, Monday to Thursday)

LOCATION: Proximity to one of our three offices in Vancouver (məθkʷəy̓əm, Sḵwx̱wú7mesh, and səlilwətaɬ territories) or Montreal (Kanien’kehà:ka territory) is preferred.

WORK ENVIRONMENT: The position is hybrid, with a combination of remote work and 1 day per week required in-office. Note that it will be eventually expected to move to 2 days per week,

REPORTS TO: Director, Climate Solutions

SALARY: $65,740 – Wage Band 1

TYPE: Unionized Role

CLASSIFICATION: Classe 2 - Administrator

APPLICATION DEADLINE: November 16, 2026

THE ROLE

In collaboration with the Director, coordinates administrative, financial, grant, and operational processes that support the Climate Solutions portfolio. The Administrator, Climate Solutions supports portfolio planning, project implementation, budget monitoring, grant administration, reporting, and stakeholder coordination activities. With a focus on financial tracking, documentation, and process stewardship, the Administrator helps ensure projects and funding requirements are managed accurately, efficiently, and in accordance with organizational policies and funding obligations.

KEY RESPONSIBILITIES

Portfolio Administration & Operations

• Coordinates administrative, financial, grant, and operational processes that support the Climate Solutions portfolio.
• Supports portfolio planning, grant proposals, reporting, financial monitoring, and project implementation activities.
• Maintains portfolio records, tracking systems, documentation, and reporting tools.
• Serves as a liaison between the Climate Solutions portfolio and organizational departments, including Finance, Operations, Development, People, Culture & Equity, and IT & Digital.
• Supports project leads with planning, documentation, and financial tracking of project activities.
• Coordinates quarterly planning activities, team meetings, and annual planning processes with the Director.
• Provides backup support during Coordinator absences or vacancies, including contract administration, invoice processing, travel logistics, event accreditation and visa coordination, shared inbox management, and other administrative and operational activities required to support portfolio delivery.

Budget & Financial Administration

• Maintains portfolio budget tracking and prepares financial information and reports.
• Monitors expenditures, contracts, and project budgets, and supports budget planning and forecasting.
• Processes and tracks invoices, contracts, and related financial documentation.
• Coordinates contractor and vendor administration in accordance with organizational policies.
• Works with Finance to reconcile records and resolve administrative or financial discrepancies.

Grants Administration & Compliance

• Administers grant-related financial, reporting, and compliance requirements.
• Coordinates information and documentation required for grant applications and funder reports.
• Maintains grant records, reporting schedules, and funding agreement documentation.
• Monitors reporting deadlines and follows up on funding requirements with project teams.
• Supports Development with grant tracking and periodic reporting.

Quebec Climate Initiatives Support

• Provides administrative, financial, and grant administration support for Quebec-based climate initiatives and partnerships.
• Maintains records, budgets, reporting documentation, and project trackers for Quebec-focused work.
• Supports administrative processes related to Indigenous partnership projects and funding agreements.
• Assists with tracking Quebec-specific funding opportunities and reporting requirements

TITRE DU POSTE : Administratrice ou administrateur, solutions climatiques 

CONDITIONS : Poste permanent à temps plein (34 heures par semaine, du lundi au vendredi)   

LIEU : La proximité de l’un de nos bureaux à Vancouver (territoires de məθkʷəy̓əm, Sḵwx̱wú7mesh et səlilwətaɬ) ou à Montréal (territoire Kanien’kehà:ka) est préférable. 

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL : Le poste est hybride, avec une combinaison de travail à distance et de 1 jour par semaine au bureau. Notez que l’on s’attend à ce que cette exigence passe à 2 jours par semaine au bureau. 

SOUS LA RESPONSABILITÉ DE : Directeur, solutions climatiques 

SALAIRE : 65 740 $ – Échelon salarial 1 

TYPE : Poste syndiqué  

CLASSIFICATION : Classe 2 – Administrateur·rice 

DATE LIMITE POUR POSTULER: 16 novembre 2026

À PROPOS DU POSTE 

En collaboration avec le directeur, coordonne les processus relatifs à l’administration, aux finances, aux subventions et aux opérations qui assurent les activités du portefeuille de solutions climatiques. L’administratrice ou l’administrateur, solutions climatiques, soutient la planification, la mise en œuvre des projets, le suivi budgétaire, l’administration des subventions, la production de rapports et les activités de coordination des parties prenantes associés au portefeuille. En se concentrant particulièrement sur le suivi financier, la documentation et la gestion des processus, l’administratrice ou l’administrateur veille à ce que les projets et les besoins de financement soient gérés avec exactitude, efficacité et conformément aux politiques organisationnelles et aux obligations de financement. 

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS  

Administration et opérations du portefeuille 

• Coordonne les processus relatifs à l’administration, aux finances, aux subventions et aux opérations qui assurent les activités du portefeuille de solutions climatiques. 
• Soutient la planification, les demandes de subventions, les rapports, le contrôle financier et les activités de mise en œuvre des projets associés au portefeuille. 
• Gère les dossiers, les systèmes de suivi, la documentation et les outils de production de rapports du portefeuille. 
• Assure la liaison entre le portefeuille de solutions climatiques et les départements de l’organisation : finances; opérations; développement; employé·es, culture organisationnelle et équité; TI; numérique. 
• Soutient les responsables de projet pour la planification, la documentation et le suivi financier des activités du projet. 
• Coordonne les activités de planification trimestrielle, les réunions d’équipe et les processus de planification annuelle avec le directeur. 
• Fournit un soutien lors des absences de la coordinatrice ou du coordinateur ou lorsque le poste est vacant, y compris l’administration des contrats, le traitement des factures, la logistique des déplacements, l’accréditation pour les événements et la coordination des visas, la gestion partagée de la boîte de réception et d’autres activités administratives et opérationnelles nécessaires pour soutenir les activités du portefeuille. 

Administration budgétaire et financière 

• Assure le suivi du budget du portefeuille et prépare les renseignements et les rapports financiers. 
• Surveille les dépenses, les contrats et les budgets des projets, et soutient la planification et les prévisions budgétaires. 
• Traite et assure le suivi des factures, des contrats et de la documentation financière connexe. 
• Coordonne l’administration des entrepreneurs et des fournisseurs conformément aux politiques organisationnelles. 
• Collabore avec l’équipe des finances pour effectuer le rapprochement et résoudre les écarts administratifs ou financiers. 

Administration et conformité des subventions 

• Administre les exigences en matière de finances, de production de rapports et de conformité liées aux subventions. 
• Coordonne les renseignements et les documents requis pour les demandes de subvention et les rapports destinés aux bailleurs de fonds. 
• Gère les dossiers de subvention, les calendriers de production de rapports et la documentation associée aux ententes de financement. 
• Surveille les échéances de production de rapports et assure le suivi des besoins de financement avec les équipes de projets. 
• Soutient l’équipe du développement pour le suivi des subventions et la production périodique de rapports. 

Soutien aux initiatives climatiques québécoises 

• Fournit un soutien en matière d’administration, de finances et d’administration des subventions pour les initiatives et les partenariats climatiques québécois. 
• Gère les dossiers, les budgets, les documents liés aux rapports et les outils de suivi des projets pour le travail axé sur le Québec. 
• Soutient les processus administratifs liés aux projets de partenariat autochtone et aux ententes de financement. 
• Fournit un soutien pour le suivi des possibilités de financement et des exigences en matière de rapports propres au Québec. 

Qualifications

QUALIFICATIONS

We understand that experience can look different for everyone. Please share yours as it relates to:

• 3–5+ years of administration and project management experience, delivering projects, tracking budgets, and managing change and adoption within teams.
• Experienced in managing vendors and associated contracts, ensuring projects are delivered within budget, timeline, and scope.
• Strong budget management skills and financial acumen.
• Proficient in MS Excel.
• Familiarity with project management software such as Asana is desirable.
• Bilingualism
• Excellent English language skills are required.
• High-intermediate French language skills are required.

WHAT YOU BRING TO THE ROLE

• Excellent organizational skills, typically acquired through the completion of a bachelor’s degree program or equivalent experience in administration, finance, or project management.
• Strong documentation skills.
• Proactive and forward-thinking, always one step ahead of the team, efficiently removing blockers and impediments to progress.
• Exceptional communication and interpersonal skills, including team building, facilitation, negotiation, and conflict resolution.
• Skilled in managing communications and relationships with various stakeholders, and in adapting your leadership style accordingly—from team members to executives.
• Highly self-motivated, driven by your own initiative to prioritize competing demands and meet deadlines in a dynamic, ambiguous environment.
• Thrive in environments of change, innovation, and collaboration.
• Adept at creating new processes to improve integration and coordination across teams.
• A natural problem solver, focused on practical and effective solutions.
• Share DSF’s commitment to addressing Canada’s most pressing environmental challenges and embrace our organizational values: solution-seeking, courageous, collaborative, integrity-driven, and committed.
• Highly disciplined approach to strategy; you’ve demonstrated your ability to effectively realize a complex vision with a diverse team — bonus points if you’ve worked with a geographically distributed team or within a matrix management system.
• Committed to rigour and accountability, and comfortable with measurement and data-driven analysis of project outcomes.

QUALIFICATIONS 

Nous savons que l’expérience peut prendre différentes formes. Parlez-nous de la vôtre en ce qui a trait aux exigences suivantes : 

• Au moins trois à cinq ans d’expérience en administration et en gestion de projets, en exécution de projets, en suivi de budgets et en gestion du changement et de l’adoption au sein d’équipes. 
• Expérience dans la gestion des fournisseurs et des contrats associés, s’assurant que les projets sont livrés dans les limites du budget, de l’échéancier et de la portée. 
• Excellentes compétences en gestion budgétaire et sens aigu des finances. 
• Maîtrise de MS Excel. 
• Une bonne connaissance des logiciels de gestion de projet comme Asana est souhaitable. 
• Bilinguisme 
• Excellentes compétences linguistiques en anglais requises. 
• Compétences linguistiques en français de niveau élevé à intermédiaire requises. 

VOTRE APPORT 

• Excellentes compétences organisationnelles, généralement acquises par le biais d’un programme de baccalauréat ou d’une expérience équivalente en administration, finance ou gestion de projet. 
• Excellentes compétences en documentation. 
• Personnalité proactive et avant-gardiste, toujours une longueur d’avance sur l’équipe, élimine efficacement les obstacles au progrès. 
• Compétences exceptionnelles en communication et en relations interpersonnelles, notamment en ce qui concerne la consolidation d’équipe, la facilitation, la négociation et la résolution de conflits. 
• Compétences dans la gestion des communications et des relations avec les diverses parties prenantes et capacité d’adapter votre style de leadership selon le public, des membres de l’équipe aux cadres. 
• Très grande motivation, grand sens de l’initiative permettant de prioriser les demandes concurrentes et respecter les délais dans un environnement dynamique et ambigu. 
• Capacité à prospérer dans des environnements de changement, d’innovation et de collaboration. 
• Capacité à créer de nouveaux processus pour améliorer l’intégration et la coordination entre les équipes. 
• Capacité naturelle à résoudre les problèmes, en mettant l’accent sur des solutions pratiques et efficaces. 
• Adhésion à l’engagement de la FDS pour relever les défis environnementaux les plus pressants au Canada, et alignement avec nos valeurs : recherche de solutions, courage, collaboration, intégrité et engagement. 
• Approche stratégique très disciplinée; vous avez démontré votre capacité à réaliser efficacement une vision complexe avec une équipe diversifiée; des points bonus si vous avez travaillé avec une équipe géographiquement répartie ou au sein d’une organisation matricielle. 
• Engagement envers la rigueur et la responsabilisation, et à l’aise avec la mesure et l’analyse des résultats des projets fondée sur les données. 

Additional Information

WHAT WE OFFER

• Four-day workweek
• Competitive salary and generous benefits package
• Hybrid work opportunities
• Supportive work culture
• Chance to make a difference and help improve the health of our planet and all life on it

HOW TO APPLY

Please submit your resume and covering to https://davidsuzuki.org/careers/ 

The David Suzuki Foundation is strongly committed to equity and diversity and to creating a welcoming and inclusive workplace. We especially encourage applications from equity-deserving groups; specifically Indigenous and racialized people, members of the LGBTQIA2S+, trans and gender-diverse communities, women and people with disability, chronic illness and/or neurodiversity. 

CE QUE NOUS OFFRONS

• Semaine de travail de quatre jours
• Un salaire compétitif et un ensemble d'avantages sociaux généreux
• Possibilités de travail hybride
• Culture de travail solidaire
• La possibilité de contribuer à l'amélioration de la santé de notre planète et de toutes les formes de vie qui s'y trouvent.

COMMENT POSTULER

Veuillez soumettre votre curriculum vitae et votre lettre de motivation en ligne à l'adresse suivante : https://fr.davidsuzuki.org/emplois/ 

La Fondation David Suzuki est fortement engagée en faveur de l'équité et de la diversité et de la création d'un lieu de travail accueillant et inclusif. Nous encourageons tout particulièrement les candidatures des groupes méritant l'équité, en particulier les Autochtones et les personnes racialisées, les membres des communautés 2ELGBTQIA+, les personnes trans et de la pluralité des genres, les femmes et les personnes ayant un handicap, une maladie chronique et/ou une neurodiversité.