🕒 yesterday
This role involves building and maintaining spreadsheet models for accounts receivable and invoicing accuracy, ensuring timely collections and resolving discrepancies.
Head of Business Operations (w/m/d) - Hamburg
🕒 4 days ago
BookkeepingHuman ResourcesOffice ManagementFinancial Tools
📜 Description
- Lead the bookkeeping team and manage financial tools like Airtable and Agicap.
- Coordinate with the tax advisor and oversee HR processes including contracts and payroll.
- Manage vendor relationships and ensure compliance with contracts and documentation.
- Automate back-office processes and implement AI-driven workflows.
- Organize team events and enhance employee engagement.
🛠️ Requirements
- Commercial training or degree.
- 2–3 years of experience in office management, finance, HR, or operations.
- Proficient in using AI tools and eager to leverage their potential.
- Solid knowledge of bookkeeping and personnel administration.
- Structured, reliable, and solution-oriented mindset.
- Fluent in German, both written and spoken.
Full job description
140 Menschen, 30 Shops, ein Lizenzgebiet zwischen Nord- und Ostsee – und ein Backoffice, das all das möglich macht. Als Head of Business Operations bist du die zentrale Schaltstelle unseres Verbunds: Du verantwortest Finanzen, Personal, Standorte und Digitalisierung, arbeitest eng mit der Geschäftsführung zusammen und gestaltest aktiv mit, wie wir morgen arbeiten. Keine Verwaltung im klassischen Sinn, sondern eine Rolle mit echtem Gestaltungsspielraum – für jemanden, der Struktur liebt und gern selbst anpackt.
Klingt das nach dir?
Dann freuen wir uns auf deine aussagekräftige Bewerbung – gern per E-Mail an:
jobs@engelvoelkers-sh.de
Bitte sende uns deinen Lebenslauf sowie ein kurzes Motivationsschreiben. Dein gewünschter Eintrittstermin und deine Gehaltsvorstellung helfen uns, den Prozess zügig voranzutreiben.
Deine Aufgaben
Buchhaltung & Finazen:
- Du führst unsere Buchhaltungskraft und übernimmst ihre Urlaubsvertretung
- Du verantwortest unsere Finanz-Toolchain aus Airtable, Agicap und easybill und entwickelst sieweiter
- Du bist erste Ansprechperson für unseren Steuerberater und koordinierst die Zusammenarbeit
- Du verantwortest Verträge, Zeugnisse und Personalakten und pflegst Personio als zentralesHR-System
- Du erstellst und veröffentlichst unsere Stellenausschreibungen
- Du bereitest die monatliche Lohnabrechnung vor – inkl. Prämien und Sonderzahlungen
- Du sorgst für reibungslose On- und Offboardings – vom ersten Arbeitstag bis zum Abschied
- Du bist Ansprechperson für Mitarbeitende und Führungskräfte in Personal- und Arbeitsrechtsfragen
- Du organisierst Weiterbildungen und begleitest Entwicklungsgespräche
- Du behältst Compliance, Datenschutz und HR-Kennzahlen im Blick
- Du steuerst den Post- und Rechnungseingang aller Gesellschaften der Gruppe
- Du hältst Gesellschafts- und Vertragsunterlagen geordnet, aktuell und jederzeit auffindbarDigitalisierung, KI & IT– Du denkst Backoffice-Prozesse neu und automatisierst, was sich automatisieren lässt
- Du baust KI-gestützte Workflows auf – etwa für Belegverarbeitung, Fristenmanagement undKorrespondenz
- Du steuerst unseren externen IT-Dienstleister und verantwortest Hardware- und Leasingverträge
- Du bist Ansprechpartner:in für die Vermieter unserer 30 Shops
- Du managst Mietverträge und Nebenkostenabrechnungen
- Du koordinierst Instandhaltungen und Umbauten an unseren Standorten
- Du organisierst gemeinsam mit unserer Marketingabteilung die Weihnachtsfeier, Team-Formateund Workshops
- Du betreust unsere Benefits und stärkst die Mitarbeiterbindung
- Du sorgst dafür, dass sich 140 Kolleg:innen und freie Handelsvertreter:innen bei uns rundumwohlfühlen
Standorte & Vermieter:
Dein Profil
- Kaufmännische Ausbildung oder Studium
- 2–3 Jahre Berufserfahrung, idealerweise in Office Management, Finanzen, Personalwesen oder Operations
- Du arbeitest täglich und souverän mit KI-Tools – und hast Lust, ihr Potenzial weiter auszuschöpfen
- Fundierte Kenntnisse in Buchhaltung und Personaladministration
- Hands-on-Mentalität: strukturiert, verlässlich und lösungsorientiert
- Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
Warum wir?
- Eine Schlüsselrolle mit direktem Draht zur Geschäftsführung und echtem Gestaltungsspielraum
- Ein modernes, KI-gestütztes Arbeitsumfeld mit aktuellen Tools
- Ein Büro in bester Lage am Jungfernstieg – für uns das schönste in Hamburg
- Flexibilität durch mobiles Arbeiten
- Eine unbefristete Festanstellung
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