Audit Booking Coordinator

Company Description

Eurofins Scientific to międzynarodowa firma, która oferuje wszechstronną gamę badań analitycznych klientom różnych sektorów. Grupa Eurofins jest światowym liderem w badaniach żywności, środowiska, produktów farmaceutycznych, kosmetyków oraz testów agrochemicznych (CRO). Jest także jedną z wiodących na świecie firm na rynkach genomiki, farmakologii, medycyny sądowej, CDMO, zaawansowanych nauk o materiałach oraz badań klinicznych. Ponadto Eurofins silnie rozwija dział diagnostyki klinicznej.

W 2025 r. Eurofins osiągnęło przychód na poziomie 7.296 mld euro, zatrudniając około 65 000 pracowników w ponad 900 laboratoriach w 59 krajach.

Job Description

Audit Booking Coordinator to kluczowe stanowisko w Eurofins, odpowiedzialne za zarządzanie procesem planowania i rezerwacji audytów w ramach działalności audytowej Eurofins. Osoba na tym stanowisku odpowiada za zapewnienie terminowej obsługi zapytań audytowych oraz sprawnego i płynnego przebiegu procesu rezerwacji audytów.

Preferowane jest doświadczenie na poziomie 2–3 lata w branży audytowej, testowej lub inspekcyjnej. Kandydat powinien mieć doświadczenie w komunikacji zewnętrznej z innymi firmami oraz w zarządzaniu procesami. Wymagana jest biegła znajomość języka angielskiego oraz następujące cechy:

• odpowiedzialność,
• dobra organizacja własnej pracy,
• dbałość o szczegóły,
• skrupulatność i dokładność,
• dyscyplina,
• dobra znajomość standardowego pakietu MS Office oraz gotowość do nauki i korzystania z innych narzędzi.

Osoba na tym stanowisku odpowiada za satysfakcję przypisanych klientów w zakresie wszystkich działań związanych z rezerwacją audytów, w tym za terminowość, przestrzeganie procesu, jasną komunikację, eskalowanie problemów oraz bieżący follow-up.

Audit Booking Coordinator pełni funkcję:

• kluczowego punktu kontaktu w zakresie rezerwacji audytów,
• istotnego ogniwa pomiędzy klientem a sprawnym przebiegiem procesu audytowego,
• osoby odpowiedzialnej za prawidłowy i płynny przebieg procesu rezerwacji audytów.

Do głównych obowiązków Audit Booking Coordinator należy:

• przyjmowanie zapytań dotyczących audytów,
• kompleksowe zarządzanie procesem rezerwacji audytów, w tym:
  • inicjowanie komunikacji mailowej dotyczącej rezerwacji,
  • pozyskiwanie wymaganej dokumentacji, m.in. profili fabryk, informacji dotyczących płatnika, kopii licencji biznesowej itp.,
  • weryfikowanie niezbędnych informacji, takich jak nazwa i adres fabryki, liczba pracowników itp.,
  • tworzenie audytów w EAOL – wewnętrznej platformie Eurofins,
  • monitorowanie i pozyskiwanie przedpłat,
  • potwierdzanie daty lub przedziału czasowego realizacji audytu,
  • komunikacja z klientami w razie potrzeby,
• przestrzeganie ustalonych czasów realizacji procesu planowania (turn-around-time) oraz proaktywne monitorowanie terminowej realizacji zadań,
• stosowanie się do procedur rezerwacji obowiązujących w Eurofins oraz instrukcji specyficznych dla poszczególnych klientów,
• cotygodniowy przegląd statusu rezerwacji wspólnie z Audit Operation Managerem podczas spotkania operacyjnego,
• przygotowywanie i aktualizowanie szczegółowego, cotygodniowego statusu rezerwacji dla poszczególnych klientów,
• przygotowywanie ofert dla specyficznych przypadków,
• przydzielanie audytorów do audytów,
• przesyłanie audytorom kompletnych pakietów audytowych (audit packs) w wymaganych terminach,
• udział w spotkaniach z lokalnymi klientami, jeśli jest to wymagane,
• promowanie oraz rozwijanie istniejących usług audytowych i innych powiązanych usług,
• utrzymywanie dobrych relacji z kluczowymi klientami,
• wsparcie Managerów i Supervisorów w codziennych zadaniach,
• wykonywanie innych zadań powierzonych przez przełożonych.

Qualifications

Czego oczekujemy:

• Język angielski na poziomie umożliwiającym swobodną pracę (dodatkowy język będzie dużym atutem – mile widziane Niemiecki, Francuski i Hiszpański),
• znajomość programów MS Office,
• wysoka motywacja, profesjonalizm i entuzjazm,
• umiejętność pracy pod presją czasu,
• bardzo dobra dbałość o szczegóły,
• umiejętność pracy wielozadaniowej, ustalania priorytetów, organizowania i koordynowania własnej pracy,
• zdolność rozumienia potrzeb klientów oraz proponowania i komunikowania najbardziej odpowiednich rozwiązań,
• umiejętność wpływania na innych w celu osiągania wspólnych celów z korzyścią dla klientów,
• pewność siebie oraz silne umiejętności interpersonalne i komunikacyjne,
• doskonałe umiejętności komunikacji pisemnej i werbalnej,
• umiejętność budowania dobrych relacji roboczych ze współpracownikami,

Additional Information

Korzyści z pracy w zespole Eurofins:

• Możliwości rozwoju zawodowego w różnych kierunkach – jesteśmy stosunkowo młodą firmą w Polsce,
• międzynarodowe środowisko pracy – codzienny kontakt z zespołami globalnymi,
• praca w 100% zdalna,
• elastyczna forma czasu pracy,
• prywatna opieka medyczna, ubezpieczenie grupowe, karta Multisport.