Beschreibung

Bei Alfadocs haben wir es uns zur Aufgabe gemacht, das Gesundheitswesen nachhaltig zu verändern. Unsere Softwareplattform erleichtert den Alltag von Arztpraxen und Patienten, indem sie das Praxismanagement und die Patientenkommunikation vereinfacht und optimiert. Mit unserer cloudbasierten All-in-One-Lösung können sich medizinische Fachkräfte stärker auf die Patientenversorgung konzentrieren und verbringen weniger Zeit mit administrativen Aufgaben.

Wir sind stolz auf unsere Verantwortung, leistungsstarke Lösungen zu entwickeln und gleichzeitig ein kollaboratives und respektvolles Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem die Beiträge jedes Einzelnen geschätzt werden. Uns verbindet die Leidenschaft, das Gesundheitswesen langfristig positiv zu beeinflussen und ein Umfeld zu gestalten, in dem sowohl unser Team als auch unsere Kunden erfolgreich sein und sich weiterentwickeln können.

Aktuell suchen wir eine engagierte Persönlichkeit als Office Manager und Personal Assistant (m/w/d) in Teilzeit.

Aufgabenbereich

• Office Management & Büroorganisation: Sicherstellung eines reibungslosen Büroalltags, einschließlich der allgemeinen Büroorganisation, Materialbeschaffung, Bestellungsverwaltung und Koordination administrativer Abläufe.

• Assistenz der Geschäftsführung & Persönliche Assistenz: Umfassende organisatorische, administrative und persönliche Unterstützung der Geschäftsführung und des Gründers bei geschäftlichen sowie privaten Angelegenheiten.

• Termin- & Kalendermanagement: Eigenständige Verwaltung und Koordination von Terminen, Meetings und privaten Verpflichtungen sowie vorausschauende Planung und Priorisierung von Kalendern.

• Reiseplanung & Logistik: Organisation und Koordination von Geschäfts- und Privatreisen, einschließlich Flugbuchungen, Hotelreservierungen, Transfers, Restaurantbuchungen und Erstellung detaillierter Reisepläne.

• Kurierfahrten & Besorgungen: Durchführung von geschäftlichen und privaten Besorgungen, Lieferungen, Abholungen sowie weiteren organisatorischen Aufgaben, die Mobilität mit dem Auto erfordern.

• Korrespondenz & Kommunikation: Professionelle Bearbeitung von E-Mails, Telefonaten und schriftlicher Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache sowie Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern.

• Organisation von Meetings & Veranstaltungen: Planung, Vorbereitung und Koordination interner und externer Besprechungen, Geschäftsessen, Firmenveranstaltungen und privater Termine inklusive der gesamten organisatorischen Abwicklung.

• Executive Support & Aufgabenkoordination: Unterstützung der Geschäftsführung und des Gründers bei der täglichen Priorisierung von Aufgaben, Überwachung wichtiger Fristen, Nachverfolgung offener Themen sowie proaktive Entlastung im Tagesgeschäft.

• Erstellung von Präsentationen & Berichten: Unterstützung bei der Vorbereitung, Gestaltung und Aufbereitung von Präsentationen, Berichten, Besprechungsunterlagen und weiteren geschäftlichen Dokumenten.

• Dokumenten- & Informationsmanagement: Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost, strukturierte Ablage und Verwaltung von Unterlagen sowie sorgfältiger Umgang mit vertraulichen geschäftlichen und persönlichen Dokumenten.

• Rechnungs- & Spesenmanagement: Unterstützung bei der Erfassung und Bearbeitung von Rechnungen, Spesenabrechnungen, Belegen, Erstattungen und weiteren administrativen Finanzprozessen.

• Koordination externer Dienstleister & Partner: Kommunikation und Abstimmung mit Lieferanten, Dienstleistern, Geschäftspartnern und privaten Ansprechpartnern sowie Sicherstellung einer effizienten Zusammenarbeit.

• Persönliche Organisation & Private Terminplanung: Unterstützung bei der Organisation privater Termine, Reservierungen, Einkäufe, persönlicher Besorgungen sowie gegebenenfalls der Koordination haushaltsbezogener Dienstleistungen.

• Diskretion & Vertraulichkeit: Verantwortungsbewusster und diskreter Umgang mit sensiblen geschäftlichen und persönlichen Informationen der Geschäftsführung und des Gründers.

• Weitere administrative & persönliche Aufgaben: Flexible Übernahme zusätzlicher organisatorischer, operativer und persönlicher Assistenzaufgaben je nach Bedarf und Priorität.

Anforderungen

• Gültiger Führerschein (Klasse B) & zuverlässige Mobilität: Sicheres Fahrverhalten und Bereitschaft zur Durchführung geschäftlicher und privater Besorgungen, Kurierfahrten und Fahrten zu Terminen.

• Sehr gute Deutsch- & Englischkenntnisse: Ausgezeichnete mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch; Italienischkenntnisse sind von Vorteil.

• Ausgeprägtes Organisations- & Multitasking-Talent: Fähigkeit, mehrere Aufgaben und Prioritäten gleichzeitig zu koordinieren, komplexe Terminpläne zu verwalten und stets den Überblick zu behalten.

• Erfahrung in der Büroorganisation oder Assistenz: Berufserfahrung im Office Management, in der Büroverwaltung, als Executive Assistant oder Personal Assistant ist von Vorteil.

• Sicherer Umgang mit gängiger Bürosoftware: Gute Kenntnisse in MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) sowie ein routinierter Umgang mit digitalen Kommunikations- und Organisationstools.

• Proaktive & selbstständige Arbeitsweise: Eigeninitiative, vorausschauendes Denken und die Fähigkeit, Aufgaben eigenverantwortlich und lösungsorientiert zu bearbeiten.

• Diskretion & Vertrauenswürdigkeit: Höchste Zuverlässigkeit, Integrität und Professionalität im Umgang mit vertraulichen Unternehmensinformationen und privaten Angelegenheiten.

• Flexibilität & Anpassungsfähigkeit: Bereitschaft, vielfältige geschäftliche und persönliche Aufgaben zu übernehmen und sich auf wechselnde Anforderungen und Prioritäten einzustellen.

• Kommunikationsstärke & soziale Kompetenz: Freundliches, professionelles und sicheres Auftreten im Umgang mit Mitarbeitenden, Geschäftspartnern und externen Kontakten.

• Pragmatische & lösungsorientierte Denkweise: Fähigkeit, Herausforderungen eigenständig zu erkennen und unkomplizierte, effiziente Lösungen zu finden.

• Schnelle Auffassungsgabe & Teamgeist: Freude an der Zusammenarbeit in einem engagierten, dynamischen Team sowie die Fähigkeit, sich schnell in neue Aufgabenbereiche einzuarbeiten.

• Zuverlässigkeit & Genauigkeit: Strukturierte, sorgfältige und detailorientierte Arbeitsweise mit einem hohen Qualitätsanspruch.

Administrative Informationen

• Vertrag: ein Jahr befristeten Arbeitsvertrag, mit dem Ziel einer anschließenden Übernahme in ein unbefristetes Arbeitsverhältnis.

• Gehalt: Ca. 25.000 € brutto pro Jahr.

• Standort: Balanstraße 73, 81541 München, Deutschland.

• Arbeitsmodell: 5 Tagen pro Woche im Büro.

• Arbeitszeit: Teilzeit | 24 Stunden pro Woche (Montag bis Freitag): 1 ganzer Arbeitstag (8 Stunden) und 4 halbe Arbeitstage (jeweils 4 Stunden).

• Probezeit: 3 Monate.

• Arbeitsbeginn: Ab November/Dezember 2026.

Benefits & Zusatzleistungen

• Technische Ausstattung: Laptop, Kopfhörer, Tastatur, Maus, Smartphone mit unbegrenztem Datenvolumen sowie ein eigener Monitor für den Arbeitsplatz im Büro.

• Sprachförderung: Finanzielle Unterstützung für kostenpflichtige Deutsch- oder Englischkurse.

• Persönliche & berufliche Weiterentwicklung: Zugang zu Weiterbildungen, Fachbüchern, Workshops und Teambuilding-Aktivitäten zur Förderung der individuellen Entwicklung.

• Mentale Gesundheit & Wohlbefinden: Partnerschaft mit Serenis, einer Online-Plattform für psychologische Unterstützung. Bei Bedarf werden drei Sitzungen kostenfrei angeboten.

• Regelmäßige Firmenevents: Gemeinsame Teamtreffen, jährliche Company-Meetups und Weihnachtsessen.

• Snacks & Getränke im Büro: Kostenlose Snacks und frisches Obst stehen jederzeit zur Verfügung – und zum Wochenausklang gibt es auch ein kühles Feierabendbier

ENGLISH VERSION

Description

At Alfadocs, we’re on a mission to transform healthcare. Our software platform makes the daily lives of medical practices and patients easier by streamlining practice management and patient relationships. With our all-in-one, cloud-based solution, healthcare professionals can focus more on care and less on administration.

We take pride in our responsibility to deliver high-performance solutions while fostering a collaborative and respectful environment where everyone’s contributions are valued. We’re driven by a shared passion to make a lasting impact on the healthcare industry, creating a space where both our team and our customers thrive.

Currently we are looking for a new Office Manager and Personal Assistant (part-time).

Key Responsibilities

• Office Management & Administration: Ensure the smooth day-to-day running of the office, including general office organization, supplies management, purchasing, and coordination of administrative processes.

• Executive & Personal Assistance: Provide comprehensive administrative, organizational, and personal support to the Directors and Founder, assisting with both professional and personal matters as required.

• Calendar & Schedule Management: Manage complex calendars, coordinate appointments, meetings, and personal engagements, and proactively prioritize schedules to ensure efficient time management.

• Travel & Logistics Coordination: Organize business and personal travel arrangements, including flights, accommodation, transportation, restaurant reservations, and detailed itineraries.

• Errands & Courier Services: Carry out business-related and personal errands, deliveries, document collections, and other tasks requiring travel by car.

• Correspondence & Communication: Handle emails, telephone calls, and correspondence in German and English, acting as a professional point of contact for internal teams, external partners, and service providers.

• Meeting & Event Organization: Plan and coordinate internal and external meetings, business lunches, corporate events, and private engagements, including logistics, reservations, and follow-up activities.

• Executive Support & Follow-ups: Assist the Directors and Founder with daily priorities, track important deadlines, follow up on outstanding tasks, and anticipate upcoming needs.

• Presentation & Report Preparation: Support the creation and formatting of presentations, reports, meeting materials, and other business documents.

• Document & Information Management: Organize incoming and outgoing mail, maintain filing systems, manage confidential documents, and ensure the accurate handling of administrative records.

• Expense & Invoice Administration: Assist with expense tracking, invoice processing, reimbursements, receipts, and other administrative financial documentation.

• External Partner & Service Provider Coordination: Liaise with vendors, suppliers, business partners, and personal service providers to ensure timely and efficient execution of requests.

• Personal Appointment & Lifestyle Coordination: Assist with private appointments, bookings, reservations, purchases, household-related coordination, and other personal organizational matters when needed.

• Confidentiality & Discretion: Handle sensitive business and personal information with the highest level of professionalism, confidentiality, and discretion.

• Ad Hoc Administrative & Personal Support: Take on additional organizational, operational, and personal assistance tasks as needed, adapting to changing priorities in a dynamic environment.

Requirements

• Valid Driving Licence (Category B) & Reliable Mobility: Comfortable driving and carrying out business or personal errands, deliveries, and appointments when required.

• Excellent German & English Communication Skills: Very good written and spoken German and English; Italian is considered an advantage.

• Strong Organizational & Multitasking Skills: Ability to manage multiple priorities, coordinate complex schedules, and maintain attention to detail.

• Previous Administrative or Executive Support Experience: Experience in office administration, office management, executive assistance, or personal assistance is highly desirable.

• Proficiency in Office Software: Confident using MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) and other digital tools for communication, scheduling, and organization.

• Proactive & Independent Working Style: Ability to anticipate needs, take initiative, solve problems, and work independently with minimal supervision.

• Discretion & Trustworthiness: High level of integrity and professionalism when handling confidential company information and private matters relating to the Directors and Founder.

• Flexibility & Adaptability: Willingness to support a variety of professional and personal tasks and adjust to changing schedules and priorities.

• Excellent Communication & Interpersonal Skills: Professional, friendly, and confident when interacting with colleagues, business partners, and external contacts.

• Solution-Oriented Mindset: Resourceful, practical, and capable of finding efficient solutions to everyday challenges.

• Fast Learner & Team Player: Quick to understand new processes and comfortable working in a collaborative, fast-paced, and dynamic environment.

• Reliability & Attention to Detail: Dependable, punctual, and committed to delivering consistently high-quality work.

Administrative Info

• Contract: 1-year fixed-term contract with the aim of renewing to an indefinite term.

• Salary range: around 25.000€ gross per annum

• Location: Balanstraße 73, 81541 Munich, Germany,

• Office Model: Full on-site (5 days per week in the office)

• Working hours: Part-time | 24 hours per week (Monday to Friday): 1 full-day (8 hours) and 4 half-days (4 hours per day)

• Trial Period: 3 months

• Start Date: Starting November/December 2026

Benefits

• Equipment: laptop, headphones, keyboard, mouse, smartphone with unlimited data, and a dedicated office monitor.

• Bonus for paid English or German language courses.

• Training courses, books, workshops, and team-building activities for personal and professional growth.

• Partnership with Serenis (an online psychotherapy platform) - three sessions offered if needed.

• Regular company reunions (yearly meetups, Christmas dinner)

• Snacks and fruit always available in the office, along with good beer at the end of the week.